Waarom overstappen op digitale loonstroken?
Het versturen van digitale loonstroken biedt tal van voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Laten we eens kijken naar de belangrijkste redenen om over te stappen:
Kostenbesparend en milieuvriendelijk
Door loonstroken digitaal te versturen, bespaar je aanzienlijk op papier-, print- en portokosten. Bovendien draag je bij aan een beter milieu door minder papier te verbruiken.
Efficiënter en sneller
Digitale loonstroken zijn direct beschikbaar voor werknemers, zonder vertraging door postbezorging. Dit zorgt voor een snellere en efficiëntere communicatie tussen werkgever en werknemer.
Eenvoudige opslag en toegang
Werknemers kunnen hun digitale loonstroken gemakkelijk opslaan en terugvinden wanneer nodig. Dit elimineert het risico op verloren of beschadigde papieren exemplaren.
Wettelijke vereisten voor het versturen van digitale loonstroken
Het is belangrijk om aan de wettelijke eisen te voldoen bij het overstappen op digitale loonstroken:
Toestemming van de werknemer
Werkgevers moeten uitdrukkelijke toestemming hebben van de werknemer om loonstroken digitaal te versturen. Deze toestemming moet schriftelijk worden vastgelegd.
Toegankelijkheid en opslag
De digitale loonstrook moet eenvoudig op te slaan zijn voor latere raadpleging. Zorg ervoor dat werknemers de loonstroken kunnen downloaden en bewaren.
Beveiliging van gegevens
Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen om de persoonlijke en financiële gegevens van werknemers te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
Hoe implementeer je digitale loonstroken in jouw bedrijf?
Volg deze stappen om succesvol over te stappen op digitale loonstroken:
1. Kies een betrouwbaar systeem of software voor het genereren en versturen van digitale loonstroken.
2. Informeer werknemers over de voordelen en vraag om hun toestemming.
3. Zorg voor een veilige methode van versturen, zoals een beveiligd portaal of versleutelde e-mails.
4. Bied ondersteuning aan werknemers die moeite hebben met de overgang naar digitaal.
5. Evalueer regelmatig het proces en vraag om feedback van werknemers.
Beveiliging van digitale loonstroken: een topprioriteit
Bij het versturen van digitale loonstroken is beveiliging cruciaal. Implementeer de volgende maatregelen:
– Gebruik sterke encryptie voor het versturen en opslaan van loonstroken.
– Implementeer twee-factor authenticatie voor toegang tot loonstroken.
– Zorg voor regelmatige veiligheidsupdates van het gebruikte systeem.
– Train werknemers in het veilig omgaan met hun digitale loonstroken.
De oplossing voor jouw salarisadministratie
Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.
Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie: Aanmelden
Veelgestelde vragen over digitale loonstroken
Zijn digitale loonstroken wettelijk toegestaan?
Ja, sinds 1 juli 2010 is het wettelijk toegestaan om loonstroken digitaal te versturen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, zoals uitdrukkelijke toestemming van de werknemer.
Hoe lang moet ik digitale loonstroken bewaren?
Werkgevers zijn verplicht om loonstroken minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale loonstroken.
Kan een werknemer een papieren loonstrook blijven ontvangen?
Ja, als een werknemer geen toestemming geeft voor digitale loonstroken, moet de werkgever een papieren versie blijven verstrekken.
Hoe zorg ik ervoor dat digitale loonstroken veilig worden verstuurd?
Gebruik een beveiligd portaal of versleutelde e-mails om loonstroken te versturen. Zorg ook voor sterke authenticatiemethoden voor werknemers om toegang te krijgen tot hun loonstroken.
Salaris & HR uitbesteden bij Salarisvriend. al vanaf €7,50 per verloning
Voorkom onverwachte kosten en zorg ervoor dat jouw loonadministratie goed geregeld is. Met Salarisvriend krijg je direct inzicht in salarisbetalingen, loonheffingen en personeelsgegevens.
In 3 minuten je salarisadministratie uitbesteed.
