Gebruikelijkloonregeling: uitleg, voorwaarden en toepassing 2025

Wat houdt de gebruikelijkloonregeling precies in?

De gebruikelijkloonregeling verplicht aanmerkelijkbelanghouders (zoals een directeur-grootaandeelhouder, dga) om zichzelf een loon toe te kennen dat normaal is voor het niveau en de duur van hun werkzaamheden. Werk je met een aanmerkelijk belang binnen een bv, nv of coöperatie? Dan moet het loon minimaal zijn wat gebruikelijk is in vergelijkbare functies. Zo voorkomt de Belastingdienst dat ondernemers zichzelf een onredzaam laag salaris uitkeren waarmee belastingheffing wordt omzeild.

Voor wie geldt deze regeling? – Dga’s en aanmerkelijkbelanghouders

De gebruikelijkloonregeling is van toepassing als je minimaal 5% van de aandelen of stemrechten bezit in een vennootschap of coöperatie. Dit kan direct, of via familie- en fiscale partners. Dus ook als je familie of partner gezamenlijk 5% of meer bezit, geldt de regeling voor jou. De regeling blijft gelden zolang je actief bent in de onderneming en werkzaamheden verricht.

Hoe wordt het gebruikelijk loon vastgesteld?

Het gebruikelijk loon moet in 2025 minimaal gelijk zijn aan het hoogste van de volgende bedragen:

• Het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking zonder aanmerkelijk belang
• Het loon van de bestverdienende werknemer binnen het bedrijf of een verbonden vennootschap
• Een vast minimumbedrag, namelijk € 56.000 (in 2025)

Kun je aantonen dat voor vergelijkbare werkzaamheden een lager loon gebruikelijk is, dan mag het loon hierop worden aangepast. Loon bestaat uit meer dan het basissalaris en omvat ook bonussen, bijtellingen (zoals privégebruik auto) en vergoedingen die onder de werkkostenregeling vallen.

Uitzonderingen en bijzondere situaties – Starters en lage beloningen

Voor startende ondernemingen mag het loon in het oprichtingsjaar en de drie volgende jaren lager zijn. Je mag dan uitgaan van de commerciële winst van de onderneming. Blijkt achteraf dat de geschatte winst afwijkt, dan wordt het verschil gecorrigeerd. Ook als het totaal aan gebruikelijk loon € 5.000 of lager is en je dit aannemelijk kunt maken, hoef je niet meer op te geven dan het werkelijke loon.

Voorbeeld van het vaststellen van het gebruikelijk loon

Stel je bent dga van een bv en het hoogste loon van personeel is € 48.000, het marktconforme loon voor vergelijkbaar werk is € 54.000, en het vaste minimum is € 56.000. Dan geldt voor jou het hoogste bedrag: € 56.000.
Kun je aannemelijk maken dat het marktloon structureel lager ligt dan het minimum, bijvoorbeeld € 44.000, dan kan je gebruikelijk loon daarop worden aangepast mits de Belastingdienst akkoord gaat.

De oplossing voor jouw DGA salarisadministratie. In 3 minutes alles online geregeld.

Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.

Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Lees meer over DGA Salaris: DGA Salaris

Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie in 3 minuten alles online geregeld: Aanmelden

Veelgestelde vragen

Wanneer is de gebruikelijkloonregeling van toepassing?

De gebruikelijkloonregeling geldt als je een aanmerkelijk belang (5% of meer) hebt in een vennootschap of coöperatie én werkzaamheden verricht voor die onderneming.

Hoe bereken ik het juiste gebruikelijk loon?

Je vergelijkt het salaris uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het hoogste loon van andere werknemers en het vastgestelde minimum. Het hoogste bedrag bepaalt het gebruikelijk loon, met ruimte voor onderbouwing als het marktloon lager ligt.

Wat telt allemaal mee als loon voor de gebruikelijkloonregeling?

Het gaat om het totaal aan loon voor de loonbelasting: basissalaris, bonussen, bijtellingen (zoals privégebruik auto), en individualiseerbare vergoedingen onder de werkkostenregeling. Vrijgestelde pensioenpremies zijn hiervan uitgezonderd.

Zijn er uitzonderingen voor startende ondernemers?

Ja, in het oprichtingsjaar en de drie daaropvolgende jaren mag je het gebruikelijk loon baseren op de (geschatte) commerciële winst van de onderneming. Eventuele afwijkingen worden na het kalenderjaar verrekend.