Documenten die je nodig hebt voor de DGA-salarisadministratie

Overzicht: alles over de benodigde documenten bij DGA-salarisadministratie

Voor een correcte DGA-salarisadministratie zijn er diverse belangrijke documenten nodig. Dit overzicht zet precies op een rij welke stukken onmisbaar zijn zodat jouw administratie altijd in orde is. Met het juiste papierwerk voorkom je problemen bij controles en voldoe je aan alle eisen voor de salarisverwerking van een directeur-grootaandeelhouder (DGA).

Belangrijke documenten voor de DGA-salarisadministratie

• Arbeidsovereenkomst
  Een schriftelijk vastgelegde arbeidsovereenkomst tussen de BV en de DGA is essentieel. Dit document geeft duidelijkheid over het salaris, de arbeidsvoorwaarden en de afspraken die zijn gemaakt.
• Kopie identiteitsbewijs
  Van iedere DGA moet een geldige kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterkant) in de administratie aanwezig zijn. Dit is verplicht voor de loonadministratie en verificatie.
• Loonheffingsverklaring
  De loonheffingsverklaring bepaalt hoeveel loonheffing er moet worden ingehouden. Elke DGA vult deze verklaring in bij de start van het dienstverband.
• Bankrekeningnummer
  Het bankrekeningnummer waarop het salaris wordt uitbetaald, moet geregistreerd zijn in de administratie.
• Loonstroken
  Voor elke salarisbetaling wordt een loonstrook aangemaakt. Hierop staan het brutoloon, eventuele bijtellingen en inhoudingen overzichtelijk vermeld.
• Loonjournaalposten
  Deze financiële boekingsstukken zorgen voor een correcte verwerking van het loon in de boekhouding van de BV.
• Jaaropgave
  Aan het einde van het jaar ontvangt de DGA een jaaropgave met een totaaloverzicht van het uitbetaalde salaris en de ingehouden belastingen.
• Betaaloverzicht en SEPA-bestanden
  Met een overzicht van de uitbetalingen en SEPA-bestanden zorg je voor inzicht en correcte afhandeling van de betalingen.
• Verzamelloonstaat
  Dit is een jaartotaaloverzicht dat handig is voor de Belastingdienst en de jaarrekening van de BV.

Praktische tips voor het beheren van je DGA-salarisadministratie

• Bewaar alle documenten digitaal op een veilige, overzichtelijke plek.
• Controleer jaarlijks of je administratie nog volledig is.
• Werk met vaste templates voor arbeidsovereenkomsten en loonstroken.
• Maak gebruik van een online salarisadministratieportal om documenten veilig te delen en te bewaren.
• Laat je regelmatig adviseren door een specialist zodat jouw administratie altijd aan de laatste eisen voldoet.

Waarom deze documenten onmisbaar zijn

Met een volledige set aan documenten toon je eenvoudig aan dat je voldoet aan de fiscale en administratieve eisen voor DGA’s. Dit voorkomt problemen bij controles en zorgt voor een efficiënte samenwerking tussen jou, je accountant en de Belastingdienst. Denk aan het op orde hebben van de identiteitscontrole, het correct toepassen van loonheffingen en het tijdig indienen van loonaangiftes.

Direct aan de slag met jouw DGA-administratie?

Zorg dat je alle documenten tijdig verzamelt en correct bewaart. Heb je twijfels of hulp nodig bij het opzetten of controleren van jouw DGA-salarisadministratie? Neem gerust contact op met een expert!

De oplossing voor jouw DGA salarisadministratie. In 3 minutes alles online geregeld.

Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.

Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Lees meer over DGA Salaris: DGA Salaris

Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie in 3 minuten alles online geregeld: Aanmelden

Veelgestelde vragen

Welke documenten zijn verplicht voor de DGA-salarisadministratie?

Verplicht zijn: arbeidsovereenkomst, kopie identiteitsbewijs, loonheffingsverklaring, bankrekeningnummer, loonstroken, loonjournaalposten en jaaropgave.

Waarom moet ik een loonheffingsverklaring invullen?

De loonheffingsverklaring is nodig om te bepalen hoeveel loonheffing er moet worden ingehouden op het DGA-salaris. Zonder deze verklaring kan de administratie niet correct worden uitgevoerd.

Hoe vaak moet ik een loonstrook aanmaken als DGA?

Voor iedere salarisbetaling, meestal maandelijks, moet een loonstrook worden aangemaakt en bewaard in de administratie.

Wat gebeurt er als mijn administratie niet compleet is?

Bij een onvolledige administratie riskeer je naheffingen, boetes en problemen met de Belastingdienst. Zorg daarom altijd voor een compleet en actueel dossier.