GDPR/AVG-proof salarisgegevens beheren

Wat betekent GDPR/AVG voor salarisgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), is een Europese privacywet die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Deze wet regelt hoe bedrijven persoonsgegevens, waaronder salarisgegevens, moeten verwerken en beschermen. Het niet naleven van deze regelgeving kan leiden tot boetes tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet van een bedrijf.

Salarisgegevens vallen onder de categorie gevoelige persoonsgegevens. Het is dus essentieel dat deze gegevens zorgvuldig worden behandeld. Dit omvat het vastleggen, verwerken, bewaren en delen van data op een manier die voldoet aan de AVG-richtlijnen.

Belangrijke stappen om uw salarisadministratie AVG-proof te maken

1. Identificeer welke gegevens u beheert

Maak een overzicht van alle gegevens die u verwerkt, zoals NAW-gegevens, BSN, en informatie over salarissen en toeslagen. Noteer ook waarom u deze gegevens nodig heeft en hoe lang deze bewaard worden.

2. Zorg voor transparantie

Informeer medewerkers duidelijk over welke gegevens u verzamelt en waarom. Dit kunt u doen via een privacyverklaring waarin u ook de rechten van medewerkers uitlegt, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering.

3. Beperk de toegang tot data

Alleen bevoegde personen mogen toegang hebben tot salarisgegevens. Gebruik rollen- en rechtenbeheer in systemen om dit te waarborgen.

4. Voer een Privacy Impact Assessment (PIA) uit

Een PIA helpt om de risico’s in kaart te brengen en maatregelen te nemen om de gegevensbescherming te verbeteren. Dit is vooral belangrijk bij nieuwe systemen of processen.

Veelvoorkomende fouten en hoe u boetes kunt voorkomen

Veel bedrijven maken fouten zoals het bewaren van gegevens langer dan nodig, het niet hebben van een verwerkingsregister of het nalaten van een datalekmelding. Zorg ervoor dat deze zaken op orde zijn om boetes te vermijden.

Daarnaast is bewustwording binnen de organisatie cruciaal. Train medewerkers in het veilig omgaan met persoonsgegevens en zorg ervoor dat privacy een vast onderdeel is van alle processen.

Automatiseer waar mogelijk

Gebruik software die speciaal is ontworpen om aan de AVG te voldoen. Dit helpt niet alleen bij het beheren van gegevens, maar ook bij het rapporteren en documenteren van uw AVG-compliance.

De oplossing voor jouw salarisadministratie

Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.

Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie: Aanmelden

Veelgestelde vragen

Wat zijn de belangrijkste eisen van de AVG voor salarisgegevens?

De AVG vereist dat u alleen noodzakelijke gegevens verzamelt, een duidelijk doel hebt voor verwerking, en adequate beveiligingsmaatregelen treft.

Hoe lang mogen salarisgegevens bewaard worden?

Salarisgerelateerde gegevens mogen meestal tot 7 jaar na beëindiging van het arbeidscontract worden bewaard, conform fiscale regelgeving.

Wat is een Privacy Impact Assessment (PIA)?

Een PIA is een analyse om de risico’s van gegevensverwerking te beoordelen en maatregelen te nemen om deze risico’s te beperken.

Wat moet ik doen bij een datalek?

Bij een datalek moet u dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen informeren, tenzij het risico minimaal is.