Reiskostenvergoeding berekenen: Eenvoudig uitgelegd

Wat is reiskostenvergoeding?

Reiskostenvergoeding is een bedrag dat werkgevers aan hun werknemers betalen om de kosten van woon-werkverkeer te dekken. Deze vergoeding is niet wettelijk verplicht, maar vaak vastgelegd in arbeidsovereenkomsten of cao’s. Het doel is om werknemers financieel te ondersteunen bij hun dagelijkse reiskosten.

Hoe bereken je reiskostenvergoeding?

Het berekenen van je reiskostenvergoeding is eenvoudig met de volgende formule:

Reiskostenvergoeding = Afstand (km) x 2 x Vergoeding per km x Aantal werkdagen

Voorbeeld berekening

Stel, je woont 20 km van je werk, werkt 4 dagen per week en ontvangt €0,21 per kilometer:

20 km x 2 x €0,21 x 4 dagen = €33,60 per week

Om je maandelijkse vergoeding te berekenen, vermenigvuldig je dit bedrag met 52 weken en deel je het door 12 maanden:

(€33,60 x 52) / 12 = €145,60 per maand

-Reiskostenvergoeding calculator-

Belastingvrije vergoeding 2025

Per 1 januari 2025 is de maximale belastingvrije reiskostenvergoeding €0,23 per kilometer. Dit betekent dat werkgevers tot dit bedrag onbelast kunnen vergoeden. Alles daarboven wordt gezien als loon en is dus belastbaar.

Ontwikkeling belastingvrije vergoeding

• 2023: €0,21 per kilometer
• 2024: €0,23 per kilometer
• 2025: €0,23 per kilometer (ongewijzigd)

Reiskostenvergoeding per vervoermiddel

De reiskostenvergoeding geldt voor alle vormen van vervoer:

1. Auto: Maximaal €0,23 per kilometer belastingvrij
2. Fiets: Dezelfde regels als voor auto’s
3. Openbaar vervoer: Werkelijke kosten of kilometervergoeding
4. Carpoolen: €0,23 per kilometer voor de chauffeur

Openbaar vervoer vergoeding

Bij reizen met het openbaar vervoer kan de werkgever kiezen tussen:

• Vergoeden van werkelijke kosten (volledig belastingvrij)
• Kilometervergoeding tot €0,23 per kilometer

Vaste maandelijkse vergoeding

Werkgevers kunnen ook een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding aanbieden. Dit is handig als je regelmatig naar kantoor reist. De 128-dagenregeling wordt hierbij vaak toegepast:

Vaste maandvergoeding = (Woon-werkafstand x 2 x €0,23 x 214) / 12

Deze berekening gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker. Bij parttime werk wordt dit naar rato aangepast.

De oplossing voor jouw salarisadministratie

Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.

Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie: Aanmelden

Veelgestelde vragen

Is mijn werkgever verplicht reiskostenvergoeding te betalen?

Nee, werkgevers zijn niet wettelijk verplicht om reiskostenvergoeding te betalen. Het hangt af van wat er in je arbeidsovereenkomst of cao staat. Veel werkgevers bieden het wel aan als secundaire arbeidsvoorwaarde.

Hoe wordt de woon-werkafstand bepaald?

De Belastingdienst gaat uit van de meest gebruikelijke route tussen je woonadres en werkadres. Dit is niet altijd de kortste route, maar wel de route die de meeste mensen zouden kiezen.

Kan ik reiskostenvergoeding krijgen als ik met de fiets naar werk ga?

Ja, de reiskostenvergoeding geldt voor alle vervoermiddelen. Of je nu met de auto, fiets of lopend naar je werk gaat, je werkgever mag tot €0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden.

Wat gebeurt er met mijn reiskostenvergoeding als ik thuiswerk?

Als je thuiswerkt, maak je geen reiskosten voor woon-werkverkeer. Veel werkgevers passen de vergoeding aan op basis van het aantal dagen dat je daadwerkelijk reist. Sommige bieden een thuiswerkvergoeding als alternatief.