Werkkostenregeling (WKR) uitleg: Alles wat je moet weten

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De Werkkostenregeling (WKR) is een fiscale regeling die werkgevers in staat stelt om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers te geven. Deze regeling is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers in Nederland en biedt mogelijkheden om kosten te besparen op personeelsvoorzieningen.

Doel van de WKR

Het hoofddoel van de Werkkostenregeling is het vereenvoudigen van de regels rondom vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Door deze regeling kunnen werkgevers binnen bepaalde grenzen zelf bepalen welke vergoedingen ze onbelast willen verstrekken, zonder dat ze voor elke vergoeding apart de belastingregels hoeven te controleren.

Vrije ruimte en berekening

Een belangrijk onderdeel van de WKR is de zogenaamde ‘vrije ruimte’. Dit is een percentage van de totale fiscale loonsom dat werkgevers onbelast mogen besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor hun personeel.

Berekening vrije ruimte 2025

Voor het jaar 2025 is de vrije ruimte als volgt vastgesteld: – 2% van de loonsom tot € 400.000 – 1,18% van het resterende deel van de loonsom boven € 400.000

Eindheffing bij overschrijding

Wanneer het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte overschrijdt, moet de werkgever over het meerdere 80% eindheffing betalen. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever en wordt niet verhaald op de werknemer.

Vergoedingen binnen de WKR

Binnen de Werkkostenregeling kunnen diverse vergoedingen en verstrekkingen worden ondergebracht. Enkele voorbeelden zijn: – Kerstpakketten en andere geschenken – Personeelsfeesten en -reizen – Bedrijfsfitness (buiten de werkplek) – Parkeerkosten bij de werkplek voor de eigen auto

Het is belangrijk om te onthouden dat deze vergoedingen wel ‘gebruikelijk’ moeten zijn. De Belastingdienst hanteert hiervoor de gebruikelijkheidstoets.

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Naast de vrije ruimte kent de WKR ook gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Deze vallen buiten de vrije ruimte en zijn dus altijd onbelast.

Gerichte vrijstellingen

Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: – Reiskostenvergoeding (max. € 0,23 per kilometer) – Cursussen en opleidingen voor het werk – Maaltijden bij overwerk – Verhuiskosten voor het werk

Nihilwaarderingen

Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt en geen fiscale waarde hebben, zoals: – Koffie en thee op het werk – Ter beschikking gestelde werkkleding – Arbo-voorzieningen

Voordelen en aandachtspunten

De Werkkostenregeling biedt werkgevers flexibiliteit in het belonen van hun personeel. Het is echter wel belangrijk om de administratie goed bij te houden en regelmatig te controleren of de vrije ruimte niet wordt overschreden.

Voordelen WKR

– Flexibiliteit in het verstrekken van vergoedingen – Mogelijkheid tot kostenbesparing – Vereenvoudiging van de administratie

Aandachtspunten

– Zorgvuldige administratie is noodzakelijk – Gebruikelijkheidstoets moet in acht worden genomen – Tijdige afrekening met de Belastingdienst bij overschrijding vrije ruimte

Door slim gebruik te maken van de Werkkostenregeling kunnen werkgevers hun personeel extra waarderen zonder onnodige belastingdruk. Het is wel zaak om de regeling goed te begrijpen en toe te passen om optimaal te profiteren van de voordelen.

De oplossing voor jouw salarisadministratie

Bij Salarisvriend helpen we ondernemers met het zorgvuldig organiseren van hun loonadministratie en HR-zaken, zodat alles juridisch en financieel optimaal is afgestemd. Een onduidelijke salarisadministratie kan leiden tot complicaties voor zowel werkgever als werknemer, en onnodige kosten met zich meebrengen. Onze aanpak biedt zekerheid en overzicht voor jou en je medewerkers. Dankzij onze uitgebreide expertise profiteer je van fiscale voordelen en voorkom je onaangename verrassingen.

Via Salarisvriend kun je eenvoudig een gratis intakegesprek boeken voor persoonlijk advies, en moeiteloos alle benodigde loon- en HR-documenten regelen. Zo ben je ervan verzekerd dat je bedrijfsvoering professioneel is vastgelegd en dat je personeel niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van je salarisadministratie: Aanmelden

Veelgestelde vragen

Wat valt er onder de vrije ruimte van de WKR?

Onder de vrije ruimte vallen vergoedingen en verstrekkingen die niet specifiek zijn vrijgesteld, zoals kerstpakketten, personeelsfeesten, en kleine geschenken. Het totaal van deze vergoedingen mag niet meer zijn dan het berekende percentage van de loonsom.

Hoe bereken ik de vrije ruimte voor mijn bedrijf?

De vrije ruimte berekent u door 2% te nemen van de eerste € 400.000 van uw totale fiscale loonsom. Over het bedrag daarboven berekent u 1,18%. De som van deze twee bedragen is uw totale vrije ruimte voor het jaar.

Wat gebeurt er als ik de vrije ruimte overschrijd?

Als u meer vergoedingen geeft dan de berekende vrije ruimte toestaat, moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever en wordt afgedragen aan de Belastingdienst.

Welke vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen?

Gerichte vrijstellingen zijn specifieke vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Voorbeelden zijn reiskostenvergoedingen tot € 0,23 per kilometer, verhuiskosten voor het werk, en kosten voor cursussen en opleidingen die noodzakelijk zijn voor het werk.